Presentkort och rabattkoder är två av de enklaste sätten för en förening att öka biljettförsäljningen. Ett presentkort ger intäkten redan innan evenemanget är valt, och en rabattkod gör det möjligt att rikta ett erbjudande till medlemmar eller samarbetspartners utan att sänka priset för alla. Båda kräver dock att systemet håller ordning på vad som sålts, vad som använts och vad som fortfarande är utestående.
Ett presentkort är en skuld, inte en intäkt
Det som gör presentkort lite knepigare än vanlig biljettförsäljning är bokföringen. När någon köper ett presentkort har föreningen fått betalt, men ingen prestation har utförts. Pengarna är i praktiken en skuld till innehavaren fram till dess att kortet löses in mot en biljett – först då uppstår intäkten.
För en mindre förening blir det sällan komplicerat i praktiken, men det förutsätter att man kan se hur mycket som är utestående vid räkenskapsårets slut. Ett system som håller reda på utfärdat belopp, inlöst belopp och kvarvarande saldo per presentkort gör den avstämningen till en rapport i stället för en eftermiddags detektivarbete.
Giltighetstiden är värd att tänka igenom
Presentkort bör ha en tydlig giltighetstid, både för att begränsa den utestående skulden och för att köparen ska veta vad som gäller. För en förening är det oftast enklast att välja en generös men bestämd period – exempelvis ett eller två år – och ange slutdatumet direkt på kortet.
Datumhanteringen är värd att kontrollera i systemet. Ett presentkort som går ut vid midnatt ska sluta gälla enligt svensk tid, inte enligt serverns tidszon. Skillnaden är en timme större delen av året, och den timmen hamnar alltid fel för den besökare som är sist ute.
Rabattkoder som går att följa upp
En rabattkod är enklare rent bokföringsmässigt – den minskar priset vid köptillfället – men svårare att styra. Utan uppföljning vet man varken hur många som använt koden eller om den spridits vidare till personer den aldrig var avsedd för.
- Begränsa antalet användningar totalt eller per köpare
- Sätt start- och slutdatum för när koden är giltig
- Koppla koden till ett visst evenemang eller en viss biljettkategori
- Följ hur många gånger koden använts och till vilket belopp
- Stäng av en kod som börjat spridas, utan att röra redan gjorda köp
Betalsättet avgör hur köpet slutar
Presentkort och rabattkoder påverkar priset, men det är betalsättet som avgör hur köpupplevelsen slutar. Swish och kortbetalning bekräftas direkt och biljetten kan levereras omedelbart. Faktura fungerar bra för företag och sponsorer, men innebär att köparen väntar – om inte systemet levererar biljetten direkt vid beställning och hanterar betalningen som ett separat spår.
När något behöver ändras i efterhand
Ett evenemang flyttas, en besökare får förhinder, en biljett är köpt till fel föreställning. Det är vardag för en arrangör, och det är i de lägena ett biljettsystem visar sin verkliga kvalitet. Att kunna återköpa en enskild biljett ur en order, eller flytta en hel order till ett annat tillfälle med automatiskt besked till köparen, sparar mängder av manuell hantering och undviker att någon får betala två gånger.
Makwi Medlem hanterar presentkort och rabattkoder direkt i biljettförsäljningen, med giltighetstider, uppföljning av använda koder och betalning via Swish, kort och faktura. Återköp av enskilda biljetter och flytt av hela ordrar mellan evenemang görs i samma vy, och underlaget följer med automatiskt in i föreningens bokföring.
