Samma publik återkommer till hemmamatcherna. Funktionärerna hjälper till vid flera konserter. Teaterföreningens stammisar vill följa hela säsongen. En ny engångsbiljett inför varje tillfälle är inte alltid det smidigaste upplägget. Nu kan ni hantera årskort, säsongskort och funktionärskort i Makwi Medlem – tillsammans med medlemsregistret, biljettförsäljningen och incheckningen.
Ett kort för flera tillfällen
En vanlig biljett hör till ett bestämt evenemang. Ett entrékort ger i stället rätt till entré under en period, på de arrangemang föreningen har valt. Samma QR-kod används vid besöken. När personalen skannar kontrolleras kortet mot just det evenemang som pågår, inte bara mot en lista över utfärdade kort.
Det gör kortet användbart både som medlemsförmån och som ett praktiskt verktyg för återkommande besökare. Ett årskort, ett kort för höstens matcher och ett funktionärskort behöver inte ha samma regler. Ni skapar egna kategorier och bestämmer giltighet, innehavartyp och vilka tillfällen som ingår.
Bestäm villkoren innan ni utfärdar korten
- Årskort: välj fasta start- och slutdatum eller ett antal månader från kortets startdatum.
- Säsongskort: avgränsa perioden och välj vilka matcher, konserter eller föreställningar som omfattas.
- Funktionärskort: skapa en egen kategori för de personer som arbetar vid arrangemangen.
- Personligt eller överlåtbart: välj den korttyp som passar användningen.
- Undantag: låt korten gälla ordinarie evenemang men undanta exempelvis en särskild premiär.
Makwi Medlem hanterar utfärdandet administrativt. Det ska inte förväxlas med ett separat nätköp av årskort: ett sådant köpflöde ingår inte i den här funktionen. Föreningen behöver därför bestämma hur eventuell betalning eller annan rätt till kortet kontrolleras före utfärdandet.
Direktentré eller bokning – välj efter arrangemanget
På ett arrangemang där besökare kan komma utan föranmälan kan direktentré vara ett enkelt val. Innehavaren behöver då varken en separat biljett eller en förhandsregistrering till evenemanget. Kortet kontrolleras vid entrén och en eventuell kapacitetsgräns måste fortfarande respekteras.
För en föreställning med begränsat antal platser är bokningskrav ofta ett bättre upplägg. Då väljer kortinnehavaren tillfälle i portalen och bokar sin entré i förväg. Bokningen räknas mot kapaciteten tillsammans med sålda biljetter. Blir planerna ändrade kan innehavaren avboka så att platsen blir tillgänglig igen.
Reservera inte hela säsongens platser i onödan
Att automatiskt hålla en plats på varje föreställning åt varje kortinnehavare kan binda upp platser som ingen tänker använda. Kräv i stället bokning när det behövs. Då får föreningen ett underlag för de besök som faktiskt är planerade, samtidigt som kortet fortfarande gäller för flera tillfällen.
En viktig skillnad för teatrar: bokningen i Makwi Medlem reserverar kapacitet, inte en särskild rad eller numrerad stol. Om ni behöver bestämd stolsplacering hanteras den separat. Ett utfärdat kort innebär inte heller att platser automatiskt reserveras åt innehavaren på alla kommande evenemang.
Kortet kommer som PDF och finns digitalt
Vid utfärdandet kan administratören välja en medlem eller ange en annan innehavare. Kortet kan skickas via e-post som PDF med QR-kod, namn, giltighet och relevanta villkor. Besökaren visar PDF-filen i mobilen eller skriver ut den. Administratören kan också ladda ner kortet eller skicka det igen om mejlet inte kommit fram.
Medlemskopplade kort visas på Min sida och använder medlemmens befintliga PIN-inloggning. Andra innehavare går till biljettportalen via länken i mejlet. Där finns det digitala kortet och möjligheten att boka eller avboka entré. Länken tar med information om rätt förening så att mottagaren inte behöver leta efter en separat inloggningssida.
Biljetter och kort i samma skanner
Personalen behöver inte växla mellan en biljettlista och en separat lista över årskort. Makwi Incheckning hanterar båda QR-typerna. För kort kontrolleras giltighetsperiod, spärrar, evenemangets regler och eventuell bokning. Ett redan avprickat kort ger en varning om det skannas igen till samma evenemang. Appen behöver internet eftersom avprickningen bekräftas av servern.
Läs också: incheckning med QR-biljetter i föreningens entré
Börja med en kortkategori och tydliga villkor
Ett bra första steg är att välja ett konkret användningsfall: funktionärer vid sommarens konserter eller återkommande besökare på höstens hemmamatcher. Bestäm period, evenemang och om bokning krävs. Utfärda sedan korten och informera både innehavarna och entrépersonalen om vad som gäller. Ni får ett sammanhängande flöde från medlemskoppling till besök, utan att föreningen behöver hålla parallella kortlistor uppdaterade.
