Ett evenemang med några hundra besökare avgörs ofta i dörren. Går insläppet trögt bildas kö innan arrangemanget ens hunnit börja, och kan samma biljett användas två gånger tappar arrangören både intäkter och kontrollen över hur många som faktiskt är på plats. Digital incheckning med QR-koder löser båda problemen – men bara om valideringen görs på rätt sätt.
Vad som går fel med manuella listor
Den vanligaste lösningen på ett mindre evenemang är en utskriven deltagarlista och en penna. Den fungerar tills två personer i dörren behöver pricka av samtidigt, tills en besökare bytt namn på sin biljett, eller tills någon vidarebefordrat sin bekräftelse till en bekant. Papperslistan kan inte upptäcka att samma biljett dyker upp två gånger, och den ger ingen aktuell bild av hur många som släppts in.
Valideringen måste vara knuten till rätt evenemang
En QR-kod på en biljett innehåller en unik identifierare. När den skannas ska systemet inte bara svara på om koden finns, utan om den är giltig just här och just nu. En förening som kör fyra föreställningar samma helg har fyra separata insläpp, och en biljett till lördagens tidiga föreställning ska inte gå att använda på söndagens sena.
Skanningen bör därför ske i ett läge där personalen först valt vilket evenemang som prickas av. Valideringen görs sedan mot det evenemanget, och en biljett som hör till ett annat tillfälle avvisas direkt med en tydlig varning i stället för att godkännas av misstag.
Avprickningen ska bekräftas av servern
Det är frestande att låta appen arbeta mot en lokalt nedladdad biljettlista för att slippa vara beroende av täckning. Problemet är att flera enheter då kan godkänna samma biljett innan de hunnit synkronisera med varandra, och att en biljett som återköpts under dagen fortfarande ligger kvar som giltig i den lokala kopian.
Ett säkrare upplägg är att varje skanning bekräftas av servern innan biljetten markeras som förbrukad. Tappas anslutningen pausas avprickningen och personalen varnas, i stället för att skanningar samlas på hög och riskerar att godkänna dubbletter i efterhand. Det ställer krav på uppkoppling i entrén, men det är också det enda sättet att garantera att en biljett aldrig används två gånger.
Sällskap ska släppas in tillsammans
De flesta biljetter köps inte en och en. En familj som köpt sex biljetter i samma order kommer till entrén samtidigt, och att skanna sex koder i följd tar tid som syns i kön bakom dem. Genom att gruppera biljettlistan per order ser personalen köparens namn, hur många i sällskapet som redan släppts in, och kan pricka av hela gruppen på en gång.
Samma sak gäller åt andra hållet: en manuell sökning på namn eller biljettnummer behövs när någon glömt sin telefon eller när QR-koden inte går att läsa. En lösning som bara klarar kameraskanning kommer att fastna på just de besökarna.
Statistik medan insläppet pågår
Under pågående insläpp är den mest användbara siffran hur många som är kvar att släppa in. Den talar om när det är läge att öppna en andra entré, när programmet kan börja, och i efterhand hur stor andel av de sålda biljetterna som faktiskt utnyttjades.
- Antal insläppta och kvarvarande i realtid, per evenemang
- Återbetalade biljetter räknas bort från underlaget
- Ljudsignal vid godkänd biljett så personalen slipper titta på skärmen
- Vibration vid redan avprickad eller okänd kod
- Skärmen hålls tänd under pågående insläpp
Makwi Incheckning är en app för iOS och Android som skannar biljetternas QR-koder direkt mot Makwi Medlem. Avprickningen bekräftas av servern innan biljetten markeras som förbrukad, biljettlistan kan grupperas per order så att hela sällskapet släpps in på en gång, och insläppsstatistiken uppdateras medan kön rör sig. För den som hellre checkar in från en dator finns samma funktion i webbgränssnittet.
