Många ideella organisationer i Sverige är organiserade i flera nivåer: ett riksförbund, ett antal distriktsförbund och ett stort antal lokalföreningar. Varje förening har sin egen styrelse, sitt eget register och sin egen ekonomi – men de tillhör alla samma organisation och delar identitet, varumärke och ofta gemensamma system.
Det vanliga problemet: varje förening köper sin egen licens
Det traditionella sättet att lösa systemfrågan i en förbundsorganisation är att varje lokal förening skaffar och betalar för sin egen lösning. Det fungerar, men det medför ett antal tydliga nackdelar:
- Totalkostnaden för förbundet som helhet blir hög – 50 föreningar à 500 kr/månad är 300 000 kr per år.
- Förbundsadministrationen har ingen samlad vy över föreningarnas data eller betalningsstatus.
- Varje förening loggar in i ett separat system med separata kontouppgifter.
- Onboarding av nya föreningar kräver att varje förening skaffar och konfigurerar sitt eget konto.
- Systemstödet är ojämnt – en välorganiserad förening kanske utnyttjar systemet fullt ut medan en annan inte ens loggar in.
Förbundsmodellen: alla under en licens
En bättre lösning för förbund är att en central licens täcker alla lokalföreningar. Förbundet tecknar ett avtal och betalar en licens – sedan kan obegränsat antal lokalföreningar skapas under den licensen, var och en med sin egen separata miljö.
Varje lokalförening hanterar sig helt självständigt inom sin miljö: sitt eget medlemsregister, sina egna betalningar och sin egen kommunikation. Föreningarna ser inte varandras data. Men förbundsadministratören har en separat vy med samlad statistik och kan navigera mellan föreningarna utan att logga ut och in.
SSO – en inloggning för alla
Centraliserad inloggning via SSO (Single Sign-On) är en central fördel i förbundsmodellen. Varje användare – oavsett om de är ordförande i Stockholms lokalförening eller riksförbundets kanslichef – loggar in med samma konto. Systemet styr sedan vilka föreningar och vilken nivå av åtkomst de har.
Det eliminerar problemet med att hantera separata inloggningsuppgifter för varje system och minskar risken för att gamla behörigheter inte rensas när en person lämnar sin roll.
Förbundsadminens översikt
Riksförbundets administration behöver ofta kunna svara på frågor som: Hur många aktiva medlemmar har förbundet totalt? Vilka lokalföreningar har hög andel obetalda avgifter? Hur ser medlemsutvecklingen ut det senaste året?
I en lösning där varje förening har ett separat system kräver sådana frågor att kanslichefen kontaktar varje förening och sammanställer svaren manuellt. I en förbundslösning finns dessa data aggregerade och tillgängliga direkt.
Onboarding av nya lokalföreningar
När förbundet startar en ny lokalförening – eller ansluter en befintlig förening som tidigare stått utanför – skapar förbundsadministratören ett nytt konto under förbundslicensen. Föreningen är igång på några minuter utan att behöva teckna eget avtal, ange betalningsuppgifter eller vänta på godkännande.
Ekonomisk jämförelse
För ett förbund med 30 lokalföreningar kan skillnaden i totalkostnad vara betydande. Antag att en individuell licens kostar 399 kr/månad per förening – det ger en total månadsavgift på 11 970 kr, eller drygt 143 000 kr per år för förbundet som helhet.
En förbundslicens som täcker alla föreningar till ett fast pris innebär inte bara lägre kostnad – det innebär också att förbundet kan erbjuda sina lokalföreningar ett professionellt system utan att det belastar varje förenings egna kassa.
Makwi Medlem stöder förbundsstrukturen med obegränsat antal föreningar under en och samma licens. SSO via Tekapo-plattformen hanterar inloggningen centralt, och förbundsadminen får en samlad vy medan varje förening behåller fullständig självständighet i sin egen miljö – allt utan extra kostnad per förening.
