Dubbelregistrering är en av de mest seglivade tidstjuvarna i mindre verksamheter. Fakturor skapas i verksamhetssystemet och knappas sedan in en gång till i bokföringsprogrammet, ofta av samma person och ofta sent på kvällen. Varje överföring är ett tillfälle att skriva fel belopp eller välja fel konto – och felen upptäcks först vid avstämningen, när underlaget hunnit bli kallt.
SIE-filen är den gemensamma nämnaren
SIE är ett svenskt standardformat för att flytta bokföringsdata mellan system. Praktiskt taget alla svenska ekonomiprogram kan läsa in en SIE-fil, vilket gör formatet till den minsta gemensamma nämnaren när två system ska prata med varandra utan att någon behöver bygga en särskild koppling.
Formatet finns i flera varianter. För att skicka verifikationer från ett verksamhetssystem till ett bokföringsprogram är det SIE typ 4i som är den relevanta – i:et står för import. Filen innehåller kontoplanen, verifikationerna med sina konteringsrader och de perioder som berörs.
Konteringen måste bestämmas någonstans
En export är aldrig bättre än konteringen bakom den. Systemet som skapar underlaget måste veta vilket konto en intäkt hamnar på, hur momsen delas upp och vilket motkonto som gäller för respektive betalsätt. Det är regler som sätts upp en gång och sedan används automatiskt på varje transaktion.
En bra kontroll innan filen skickas iväg är att verifikationerna balanserar, och att kunna förhandsgranska konteringen. En obalanserad verifikation avvisas ändå av det mottagande systemet, och det är avsevärt enklare att rätta i källan än att felsöka en avvisad import.
Direktintegration eller filexport?
Filexport fungerar med alla ekonomiprogram men innebär ett manuellt moment: någon ska ladda ner filen och importera den. En direktintegration mot ett molnbaserat ekonomiprogram tar bort det steget helt, till priset av att kopplingen måste auktoriseras och underhållas.
För Fortnox sker auktorisationen via OAuth, där verksamheten godkänner kopplingen en gång och systemet sedan får arbeta i dess namn. En sak är värd att kräva av en sådan integration: en förhandsvy av vad som kommer att ändras innan synkroniseringen körs. Särskilt vid synk av leverantörs- eller kundregister är det stor skillnad på att se en lista över vad som skapas och ändras, och att i efterhand upptäcka dubbletter som någon måste städa bort för hand.
Rapporter som revisorn känner igen
Utöver löpande bokföring behövs rapporter. Resultat- och balansräkning i en layout som följer BAS-kontoplanens struktur gör att revisorn slipper översätta, och att jämförelser mellan år faktiskt går att göra utan handpåläggning.
Ett detaljfall som ofta ställer till det är brutna räkenskapsår. Många rapportverktyg utgår från kalenderår, vilket ger fel ingående balanser för en förening eller ett företag med verksamhetsår som löper från juli till juni. Det är värt att kontrollera innan ni väljer system, inte efter första bokslutet.
- SIE 4i-export med färdig kontering till valfritt ekonomiprogram
- Verifikationslistor som CSV eller Excel för granskning
- Resultat- och balansräkning i en igenkännbar layout
- Stöd för brutna räkenskapsår i både rapporter och export
- Historik över vad som exporterats och när
Makwi Slakt exporterar SIE 4i med färdig kontering och kan kopplas direkt till Fortnox, med en förhandsvy av leverantörssynken innan den körs. Makwi Medlem har motsvarande export för föreningar, med verifikationer som CSV och Excel samt resultat- och balansräkning i en layout som revisorn känner igen.
